Бумажные расчетные листки можно не заполнять. Письмом № 14-1/ООГ-1560 Минтруд разрешил выдавать работникам электронные листки. Например, по почте и скайпу. Таким образом, теперь работодатель вправе не выдавать расчетный листок на бумаге.
Минтруд в письме сказал, что закон не запрещает выдавать расчетные листки в электронном виде. Но чтобы применять такой способ, бухгалтерия должна выпустить ряд документов. Расскажем обо всем по порядку.
Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):
Форма извещения о зарплате — расчетный листок. Если бухгалтер не выдает работникам листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ).
Трудовой кодекс не определяет, каким способом передать документ работнику. Вы вправе его распечатать на бумаге или направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.
Компания вправе установить, что работники будут получать листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.
Порядок извещения нужно закрепить в одном из документов:
«Работодатель в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца высылает на корпоративный адрес электронный почту работника листов по форме, который установлен в приложении X к настоящим Правилам».
Ниже приводим бланк и образец заполнения листка. Эту форму можно отправлять по электронной почте. Также вы можете отправлять по электронной почте выписку из бухгалтерских программ по зарплате, например, из 1С.
Новые штрафы за невыдачу расчетных листков
Ранее были установлены штрафы за расчетные листки. Новые штрафы смотрите в таблице.
|
Нарушение, норма закона |
Наказание для… |
||
|
|
Бухгалтеров |
Предпринимателей |
Компаний |
|
— Невыдача расчетных листков; (ч. 1-2 ст. 5.27 КоАП РФ) |
Первое нарушение |
||
|
штраф от 1000 до 5000 руб. |
штраф от 1000 до 5000 руб. |
штраф от 30 000 до 50 000 руб. |
|
|
Повторное нарушение* |
|||
|
штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года |
штраф от 10 000 до 20 000 руб. |
штраф от 50 000 до 70 000 руб. |
|
*Повторное нарушение — невыплата зарплаты в течение года со дня вступления в силу постановления о первом штрафе.
Как таковые расчетные листки работодатель хранить не обязан. Однако ведите журнал выдачи листков, который трудовики могут потребовать при проверке. Ведь как еще доказать им, что листки выдавались работникам?
Информация о работниках отражается на лицевых счетах, их надо хранить 75 лет.
