С 1 января сдать отчетность в электронном виде можно будет только с новой усиленной квалифицированной электронной подписью, напомнила ФНС России в письме от 30.09.13 № ПА-4-6/17542. Мы составили простой алгоритм, который подскажет, как заменить сертификат и безопасно работать с ним.
Откладывать покупку на конец года не стоит. Из-за большого числа желающих можно не успеть вовремя переоформить сертификат. Поэтому спецоператоры рекомендуют обменять сертификат уже в конце осени. Алгоритм действий следующий.
1. Выбрать центр и оплатить счет
Получить усиленную квалифицированную подпись можно в одном из аккредитованных удостоверяющих центров. Всего их сейчас 313, а полный список есть на сайте Минсвязи в разделе «Электронная подпись». На сайте выбранного удостоверяющего центра надо скачать образцы заявления на оказание услуг и обработку персональных данных и договор о приобретении подписи и заполнить их.
Кроме договора в пакет документов входят паспорт и свидетельство пенсионного страхования сотрудника, которому делают электронную подпись, а также копия устава, свидетельства ИНН и ОГРН и выписка из ЕГРЮЛ (подп. 1 п. 2 ст. 18 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ). Все эти документы можно отправить в удостоверяющий центр курьером или по почте.
Удостоверяющий центр выставит счет, его надо оплатить. Подпись со сроком действия один год стоит в среднем 3000 рублей, USB-токен, на котором хранятся сертификат и ключ подписи, — от 500 рублей.
2. Получить подпись и списать расходы
Удостоверяющий центр вправе выдать сертификат подписи только заявителю, у которого есть полномочия на его получение (п. 1 ст. 18 закона № 63-ФЗ). Поэтому на работника, который получает электронную подпись, надо оформить доверенность. Сотрудники удостоверяющего центра выдадут USB-токен с записанными на нем сертификатом и ключом подписи, акт на услуги по оформлению сертификата, накладную на токен и счет-фактуру.
Услуги по оформлению электронной подписи безопаснее распределить на срок действия сертификата и учитывать равными долями ежемесячно (п. 1 ст. 272 НК РФ). А стоимость USB-брелока, на котором подпись хранится, можно списать единовременно (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Причем списать можно сколько угодно подписей на сотрудников. Это нам подтвердили в Минфине России.
3. Назначить ответственного за хранение подписи
Усиленная подпись подходит не только для деклараций, но и для электронных заявлений о зачете и возврате налогов и других электронных документов. Поэтому на практике одной подписью пользуются сразу несколько отделов. В этом случае безопаснее издать приказ о том, кто отвечает за хранение подписи и когда ее можно использовать. Это исключит ситуацию, что кто-то из работников завизирует документ электронной подписью без ведома директора.
